Welche Informationsrechte haben Vereinsmitglieder?

Auskünfte, die Mitglieder vom Vorstand verlangen, können einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeuten. Nicht selten nutzen Querulanten diese Möglichkeit, um die Vereinsarbeit zu beeinflussen und zu stören. Der Vorstand sollte deswegen wissen, wie er mit Auskunftsverlangen der Mitglieder umgehen muss.

Auskunftspflichten des Vorstandes sind gesetzlich durch keine vereinsspezifischen Vorschriften geregelt. Es gelten nach § 27 BGB die allgemeinen Vorschriften für den Auftrag (§§ 664 bis 670 BGB). Grundsätzlich hat der Vorstand danach eine umfassende Auskunftspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung und zwar auf Verlangen und in allen Vereinsangelegenheiten. Dieses Informationsrecht ist ein grundlegendes Mitgliederrecht.

Es gilt aber der Grundsatz: Mitgliederrechte sind in der Mitgliederversammlung auszuüben.

Das Auskunftsrecht eines einzelnen Mitglieds außerhalb der Mitgliederversammlung ist eng beschränkt. Vor allem besteht in aller Regel nur der Anspruch auf die Einsichtnahme in Dokument, nicht auf die Erstellung von Kopien.
Überwiegend bezieht sich dies auf die Einsicht in Protokolle und Mitgliederlisten. Für den Fall eines Minderheitenverlangens nach § 37 BGB - als regelmäßiger Grund für die Einsicht in die Mitgliederliste - geht die Rechtsprechung von einem grundsätzlich Recht auf Einsicht in alle nötigen Daten (in der Regel nur die Adressen) aus. In der Regel wird die Liste auch ausgehändigt werden müssen - auch in digitaler Form. Einzelne Gerichte sprechen aber nur die Herausgabe an einen Treuhänder zu.
Das Einzelmitglied hat aber ein Recht auf Aushändigung eines Satzungsexemplars, was freilich selbstverständlich sein sollte, weil die Satzung die grundlegenden Rechte und Pflichten der Mitglieder regelt.

Rechte der Mitgliederversammlung

Dagegen hat die Mitgliederversammlung ein umfassendes Recht auf Auskünfte über alle Angelegenheit des Vereins. Das gilt auch gegenüber Einzelmitgliedern, soweit das für Tagesordnungspunkte und die allgemeine Meinungsbildung erforderlich ist.
Grundsätzlich gibt es aber auch Tatsachen, die der Geheimhaltung unterliegen können. Ein grundsätzliches Recht zur Auskunftsverweigerung wird immer dann gegeben sein, wenn dem Verein dadurch ein Schaden droht (z. B. wenn Details aus laufenden Vertragsverhandlungen zum Schaden des Vereins genutzt werden könnten). Ebenso, wenn damit gesetzliche Regelungen (z.B. Datenschutz) oder die Persönlichkeitsrechte von Vorstandsmitgliedern verletzt würden.

Einzelne Mitglieder haben außerhalb der Mitgliederversammlung nur sehr eingeschränkte Informationsrechte.

Das gilt z.B.

• für die Einsicht in Mitgliederlisten oder Belege über Aus- und Eintritt von Mitgliedern nur wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt (etwa bei einem Minderheitenbegehren nach § 37 BGB)
• für die Einsicht in Protokolle bei der Überprüfung von Mehrheitsbeschlüssen (z.B. bezüglich der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung), aber nur, wenn gewichtige Gründe vorliegen. Das wird sich aber nur auf die Protokolle der Mitgliederversammlung beziehen. Für Protokolle der Vorstandssitzungen besteht in der Regel kein Recht auf Einsichtnahme, weil hier meist kein wichtiger Grund nachzuweisen ist.

Ein allgemeiner Anspruch auf Aushändigung eines Mitgliederverzeichnisses besteht nicht, es sei denn bei entsprechender Satzungsregelung oder wenn dies langjährige Praxis im Verein war. Gerade hier sind aber Vorschriften des Datenschutzes zu beachten.
Mitglieder können berechtigte Auskunftsbegehren auch gerichtlich durchsetzen. Schon aus diesem Grund sollte sie als Vorstand eine Auskunftsverweigerung unbedingt begründen und protokollieren – aus Gründen der Nachprüfbarkeit.